Kiekvienas pradedantis verslininkas neišvengiamai susiduria su sąskaitų išrašymo klausimu. Tai atrodo paprasta procedūra: atlikai paslaugą ar pardavei prekę – išrašai sąskaitą klientui. Tačiau būtent čia dažnai prasideda pirmieji nesklandumai.
Apie tai, ką svarbu žinoti nuo pat pradžių, dalijasi sąskaita123 įkūrėjas ir vadovas Darius Šoparas, kurio platforma jau padeda tūkstančiams smulkių ir vidutinių verslų Lietuvoje.
Neužtenka parašyti „sąskaita“ ant lapo
Vienas iš dažniausių naujokų mitų – kad sąskaitą galima surašyti bet kaip, svarbu, kad būtų nurodyta suma. Darius Šoparas pabrėžia, kad viskas nėra taip paprasta:
„Pagal Lietuvos teisės aktus sąskaita turi atitikti tam tikrus reikalavimus – joje turi būti nurodyti konkretūs privalomi rekvizitai: tiekėjo ir pirkėjo duomenys, sąskaitos numeris, išrašymo data, prekių ar paslaugų aprašymas, kaina, PVM (jei taikomas) ir pan. Jei to nepadaroma, sąskaita laikoma netinkama, o tai gali sukelti problemų tiek su klientu, tiek su mokesčių inspekcija.“
Todėl nuo pat pirmos dienos verta naudoti įrankį, kuris automatiškai užtikrina, kad sąskaitos būtų tinkamos.
Unikalus numeravimas ir chronologija
Kita dažnai pamirštama detalė – sąskaitos numeravimas. Pasak Dariaus Šoparo, numeriai turi būti unikalūs ir išdėstyti chronologine tvarka.
„Neretai pradedantieji išrašo kelias sąskaitas ir susimaišo numeriuose arba pradeda vėl numeruoti iš naujo naujais metais be aiškios tvarkos. Tai vėliau sunkina tiek finansų stebėjimą, tiek apskaitos pateikimą mokesčių inspekcijai“, – pasakoja Darius Šoparas.
Sąskaitų siuntimas ir archyvavimas
Išrašyti sąskaitą – tik pirmas žingsnis. Toliau svarbu ją teisingai pateikti klientui ir užtikrinti, kad ji būtų saugiai archyvuojama.
„Naudojant profesionalią platformą, tokią kaip sąskaita123, sąskaita siunčiama klientui el. paštu automatiškai, taip pat saugoma sistemoje. Verslininkui nebereikia sukti galvos, kur laikyti PDF failus, kada ką siuntė, kas apmokėjo, o kas ne“, – pabrėžia Darius Šoparas.
Stebėti apmokėjimus – būtina
Dar vienas svarbus aspektas – mokėjimų kontrolė. Pradedantieji verslininkai dažnai pamiršta sekti, ar klientas tikrai apmokėjo sąskaitą, o kai sąskaitų padaugėja, tai tampa sunkiai suvaldomu procesu.
„Su sąskaita123 sistema aiškiai matosi, kurios sąskaitos jau apmokėtos, kurios – vėluoja. Be to, platforma gali automatiškai priminti klientui apie vėluojantį mokėjimą. Tai labai padeda išlaikyti pinigų srautų stabilumą“, – sako Darius Šoparas.
Išvengti streso nuo pat pradžių
Galų gale, svarbiausias patarimas naujam verslininkui – nebijoti skaitmeninių sprendimų. Kuo anksčiau įpranti naudoti profesionalų įrankį, tuo mažiau streso vėliau.
„Didžiausia klaida, kurią matau – verslininkai pradeda „ant popieriaus“ ar „Excel“, o kai verslas auga, viską reikia skubiai tvarkyti iš naujo. O kai pradedi su sąskaita123 nuo pirmos sąskaitos – sistema pati išlaiko tvarką nuo pat pradžių“, – dalijasi Darius Šoparas.